10 dicas para acertar na escolha do local do seu evento
Escolher o local certo é passo decisivo para seu evento ser um sucesso. É muito importante não se deixar impressionar apenas com a beleza do espaço: é preciso que, entre outras coisas, ele seja adequado ao tipo de evento que você vai realizar, ao público que irá comparecer e, ainda, que tenha um preço que não comprometa o seu orçamento.
Entre os pontos que devem ser levados em consideração na hora de selecionar um espaço para realizar uma festa estão o número de convidados, principais características do evento, acessibilidade da região, dia e horário de realização e custo-benefício.
1. Comece pela região
O primeiro passo na busca pelo local ideal para seu evento corporativo é selecionar a região/bairro em que irá procurar o espaço. A segurança é fator primordial. É muito importante escolher uma área de fácil acesso, para garantir que seus convidados consigam chegar com facilidade e, ainda, que seus fornecedores possam fazer as entregas sem passar por dificuldades.
Uma casa de festas situada em um bairro afastado pode ter um preço competitivo, mas, por outro lado, pode desanimar quem não tem carro por conta da distância, por exemplo. Regiões perigosas com alto índice de assaltos, também podem comprometer o sucesso do seu evento. Evite. Outro ponto que deve ser considerado é a oferta de táxis e transporte público na área, estacionamento para convidados e facilidade de acesso para ambulâncias.
2. Analise o tamanho do espaço
O tamanho do espaço em que você irá realizar o evento é outro fator importante. O número de convidados deve ser o ponto de partida. É preciso procurar um local que comporte com conforto todas as pessoas e, ainda, a equipe que atuará no evento em questão, como cerimonial, buffet, decoração, fotógrafos, etc..
Um espaço muito pequeno não é bom, mas um local muito maior do que o número de convidados exige também e não é uma boa escolha: pode passar a impressão que seu evento não alcançou o sucesso esperado, pois há um excesso de lugares vazios.
3. Analise se o local é adequado para o horário/dia do evento
A época do ano e o horário em que acontecerá o evento também influenciam a escolha do lugar. Eventos diurnos, que acontecerão em meses de verão, por exemplo, exigem preocupação extra com refrigeração. Locais mais ermos podem não ser a melhor opção para eventos noturnos, já que a segurança dos convidados pode ficar comprometida. Em épocas de chuva pode não ser uma boa ideia optar por espaços com grandes áreas abertas e, sim, dar preferência para lugares fechados ou que tenham cobertura.
4. Veja se o valor cabe no seu orçamento
Há espaços para todos os gostos e bolsos. Acertar na escolha do local de um evento passa também por optar por algo que não estoure o orçamento reservado para a ocasião. Faça uma pesquisa dos valores cobrados por espaços similares e, se necessário, parta para a negociação com o fornecedor, pleiteando desconto para pagamento à vista ou um abatimento caso contrate serviços extras como decoração, open bar, etc..
5. Fique atento à parte burocrática
Além de buscar um espaço que tenha um tamanho adequado e ofereça toda a infraestrutura necessária, é essencial ter atenção também à parte burocrática. Avalie se a documentação do imóvel está em dia, se há permissão legal para a realização de eventos no espaço e qual o número máximo de pessoas permitido. Cheque se há alvará de funcionamento e se ele está atualizado. Se o proprietário do imóvel não apresentar a documentação completa pode ser uma boa ideia procurar outro lugar para evitar dor de cabeça. Caso se sinta inseguro em relação à parte burocrática, solicite a sua assessora de eventos ,assim você reduz as chances de cometer algum erro.
6. A beleza também é importante
Como diria o poeta Vinícius de Moraes: “beleza é fundamental”. E é mesmo! O espaço escolhido deve ser bonito e precisa oferecer boas possibilidades decorativas. Além disso, ao visitar o espaço, observe se ele tem ambientes que renderão boas fotos. Paisagismo, paredes bem cuidadas, iluminação cênica e piso conservado são detalhes que fazem uma enorme diferença em qualquer festa de casamento.
7. Considere o estilo do casamento
Ao escolher o local da sua festa, considere o estilo do evento. Se sua proposta é fazer um mini wedding, não há necessidade de optar por um sítio enorme. Se a sua festa segue a linha mais vintage ou rústica, é um erro escolher um salão luxuoso e cheio de lustres de cristal. Se o estilo da celebração é mais moderno, nada de escolher um salão que ofereça um mobiliário retrô. Todas essas escolhas seriam incoerentes e prejudicariam na construção da identidade do evento.
8. LOCAL DA CERIMÔNIA X LOCAL DA FESTA
O local da cerimônia não precisa ser perto do local da festa, mas é o ideal, pois quando isto acontece, o início da recepção é otimizado. A maioria dos convidados chega no mesmo horário, o serviço de buffet funciona de forma mais harmônica e a festa engata mais rápido.
9. Faça um checklist
O checklist é um aliado e tanto na hora de escolher o local em que fará seu evento. Liste todos os fatores que devem ser considerados (localização, tamanho do espaço, preço etc) e, antes de fechar negócio, se certifique que você analisou todos os pontos com cuidado.
A escolha do local é fundamental para tudo correr bem com o seu evento. Para ter sucesso nessa busca, planejamento é essencial. Comece a procurar o espaço o quanto antes, principalmente no caso de evento de final de ano, em que os lugares ficam com a lotação esgotada por eventos comemorativos e formaturas.
Para não cometer erros, leve em consideração pontos como quantidade de convidados, característica do evento e localização para escolher o local perfeito para seu evento.
10. Contrate um profissional qualificada para te auxiliar
O ideal é contratar uma assessoria completa para que junto a assessora te ajude nessas informações, dúvidas e escolhas. Ela estará a frente para elaborar, organizar e realizar dentro do perfil e budget do casal.
Essas forma nossas dicas valiosas para acertar na escolha do espaço e ter um evento incrível!!